CLASE 15: Microsoft SharePoint Workspace 2010.

¡Hola alumnos y alumnas! Nos encontramos introduciéndonos en el ultimo software que vamos a estudiar en estas ultimas semanas. Espero que aprovechen estos últimos días, traten de no faltar y les recuerdo por este espacio que en las dos ultimas clases repasaremos los softwares vistos durante estos tres meses. Por favor traigan sus dudas, comentarios y preguntas...

Para comenzar con esta aplicación que también pertenece al grupo de softwares de Microsoft Office, definiremos los conceptos que hay que tener en cuenta antes de empezar a trabajar con la aplicación.

El nuevo mundo del trabajo.

El entorno del trabajo ya no es lo mismo de lo que era antes hace 10 años o incluso hace 5 años. Si tenemos en cuenta los softwares y los sistemas informáticos, la conectividad inalambrica y los dispositivos móviles, desde teléfonos inteligentes a computadoras portátiles, la definición de lugar o equipo de trabajo aorta las distancias entre ubicaciones, organizaciones, zonas horarias y culturas. Una oficina a dejado de ser una habitación o un edificio. Ahora puede ser cualquier lugar en el que creamos, compartamos y almacenamos información, o donde colaboramos con empleados, clientes y entre proyectos y procesos de la empresa.

En este nuevo mundo laboral, a los equipos de trabajadores a menudo tienen dificultades para sincronizar información.  Se ven obligados a confiar en un conjunto de herramientas variadas. Esas herramientas pueden incluir correo electrónico, teléfono, correo de voz, recursos compartidos, sitios web y aplicaciones de colaboración especializada. Aunque cada una de ellas sean adecuadamente para actividades determinas, juntas nos proporcionan un entrono de trabajo persistente  contextual que sea accesible a todos los miembros del equipo. Ademas que muchas de estas herramientas se diseñaron  para el trabajo interno de las organizaciones.

Microsoft SharePoint 2010: es la plataforma de colaboración empresarial que le permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar de Office. Al implementar SharePoint 2010 de forma local o en servicios hospedados, le permitirá responder frente a cambios de las necesidades empresariales. Tomas decisiones bien informadas e implementar soluciones personalizadas de forma rápida y segura para mejorar la colaboración en toda la empresa y con terceros. Ademas de permitir ahorrar la reducción de los gastos de mantenimiento y formación y aumentar la productividad del departamento de tecnologías informáticas.

Ahora nos preguntamos, ¿Qué es SharePoint Workspace?

Microsoft SharePoint Workspace 2010 permite tener acceso al contenido de SharePoint tanto si está conectado al servidor de SharePoint como si no, o si trabaja sin conexión. Cuando está conectado al servidor de SharePoint, se sincronizan automáticamente todas las actualizaciones de contenido en el servidor y en el área de trabajo. Cuando no está conectado, los cambios que realice en el área de trabajo se almacenan en la memoria caché localmente. La próxima vez que se conecte al servidor de SharePoint, todos los cambios se sincronizarán automáticamente.

Las áreas de trabajo de SharePoint permiten navegar fácilmente para tener acceso y trabajar con su contenido de SharePoint. Si está familiarizado con el uso de un sitio de SharePoint, sabrá inmediatamente cómo usar un área de trabajo de SharePoint.

Tipos de áreas de trabajo en SharePoint Workspace.

SharePoint Workspace ofrece tres tipos de área de trabajo: áreas de trabajo de SharePoint, áreas de trabajo de Groove y carpetas compartidas.

Las áreas de trabajo de SharePoint, novedad de esta versión, permiten crear una copia de un sitio de SharePoint en el equipo que se sincroniza automáticamente con el servidor. Este tipo de área de trabajo sólo puede incluir un miembro, el autor del área de trabajo.

Las áreas de trabajo de Groove le resultarán familiares a cualquier usuario que haya usado una versión anterior de este software, como Office Groove 2007. Este tipo de área de trabajo normalmente contiene una serie de herramientas de productividad, agregadas según sean necesarias, y suele contener dos o más miembros que se unen a través de invitación.

Una carpeta compartida es un tipo especial de área de trabajo de Groove que permite compartir el contenido de una carpeta en el sistema de archivos de Windows.

Partes de un area de trabajo de SharePoint.

• Bibliotecas de documentos de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.
• Listas de SharePoint sincronizadas en esta área de trabajo.
• Listas o bibliotecas no admitidas en un área de trabajo de SharePoint. Se proporciona un vínculo web para desplazarse a este contenido en el sitio de SharePoint.
• Contenido de la biblioteca de documentos seleccionada.

Partes de un área de trabajo de Groove.

Con las áreas de trabajo de Groove, los grupos u organizaciones con objetivos y metas comunes pueden compartir ideas y colaborar. El área de trabajo de Groove suele contener dos o más "miembros", es decir, personas que se unen al área de trabajo mediante una invitación. El contenido del área de trabajo es muy dinámico. Todos los miembros que están en línea pueden ver instantáneamente las actualizaciones realizadas por ellos mismos o por otros miembros. Usted y los demás miembros pueden enviar y recibir actualizaciones cada vez que se conecten.

Las áreas de trabajo de Groove permiten que los miembros trabajen con varias herramientas de aplicaciones especializadas. Por ejemplo, suponga que debe realizar una reunión semanal para analizar diferentes materiales de marketing. Las actividades pueden ser establecer plazos, asignar tareas y revisar el trabajo completado. Para simplificar esta reunión, los miembros del área de trabajo pueden publicar archivos en una herramienta de documentos, debatir los problemas en una herramienta de discusión y colaborar en las agendas de reuniones con la herramienta Calendario. Todos los miembros que se encuentren en línea al mismo tiempo en el área de trabajo podrán interactuar mediante chat en tiempo real.

1. Herramientas de esta área de trabajo.
2. Miembros de esta área de trabajo.
3. Contenido de la herramienta del área de trabajo seleccionada actualmente.
4. Elemento que contiene contenido nuevo o no leído.
5. Invite a nuevos miembros a esta área de trabajo en el cuadro Invitar al área de trabajo.
6. Transcripción del chat del área de trabajo.

Crear un área de trabajo de Groove

Puede crear una nueva área de trabajo de Groove en la barra de inicio.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Área de trabajo de Groove.
2. Escriba un nombre para el área de trabajo.
3. Haga clic en Crear.

SharePoint Workspace crea el área de trabajo de Groove y le muestra como miembro inicial con el rol de Administrador. Ahora puede agregar o actualizar herramientas de área de trabajo e invitar a usuarios a que se unan como miembros.

     Invitar a usuarios a un área de trabajo de Groove

Para invitar a algún usuario al área de trabajo de Groove, siga el método siguiente:

           1. Abra el área de trabajo.

           2. En el panel Miembros, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el           cuadro Invitar al área de trabajo y, a continuación, haga clic en Ir. 

            3. En el cuadro Enviar invitación, haga clic en Invitar

Al enviar la invitación, el destinatario debe abrirla y aceptarla. A continuación, aparecerá el mensaje "Confirmar aceptación".

Una vez confirmada la aceptación, el área de trabajo se envía al equipo del nuevo miembro. El nuevo miembro se agrega a la lista de miembros del área de trabajo. 

Comenzar a trabajar con Microsoft Office SharePoint Workspace.

Crear una nueva cuenta.

Para comenzar a trabajar con Microsoft Office SharePoint Workspace, lo primero que ha que hacer es crear una cuenta. Para eso hay que ejecutar la aplicación y automáticamente se abrirá el Asistente para configuración de una cuenta. Haga clic en la opción Crear una cuenta nueva y seleccione siguiente para continuar.

En la siguiente ventana hay que ingresar el nombre de usuario y el correo electrónico y hacer clic en Finalizar. Se puede tildar la opción de permitir recuperar mi cuneta mas tarde, en caso de que se olvide la contraseña.

Existe tres opciones para trabajar con Microsoft SharePoint:

• Crear una copia de un sitio SharePoint cargado en Internet en el equipo y se sincroniza automáticamente.
• Crear una carpeta compartida para compartir los archivos con los otros usuarios. 
• Crear un Área de Trabajo de Groove.

Crear un área de trabajo de Groove:

Para crear un  área de trabajo de Groove, haga clic en la opción Nuevo de la pestaña Inicio. En la lista despegable elija la opción Área de trabajo de Groove. A continuación le saldrá una ventana donde tendrá que poner un nombre a la nueva área de trabajo.

Agregar una nueva herramienta al área de trabajo de Groove.

Las herramientas que se pueden agregar al área de trabajo son:

• Agregar una herramienta estándar: Pueden agregar diferentes herramientas estandar de productividad. El contenido de estas herramientas se sincroniza entre los miembros del area de trabajo. En la pestaña Área de trabajo, haga clic en Agregar y luego seleccione la herramienta deseada.
• Buscar otras herramientas: Puede buscar herramientas adicionales en la carpeta local Plantillas de herramientas o en un recurso compartido de red. En la pestaña Área de trabajo, haga clic en agregar y luego en Buscar Herramientas... Seleccione la plantilla de la herramienta que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
• Obtener más información sobre versiones de herramientas: Estas herramientas se pueden agregar en áreas de trabajo creadas con la versión actual de SharePoint Workspace. Procedimiento: Actualizar el área de trabajo aumentando el requisito de versión para agregar nuevas herramientas al área de trabajo. Pedir a un miembro del área de trabajo que todavía no ha actualizado el equipo a la versión actual que agregue la herramienta.
• Actualizar el requisito de versión para agregar nuevas herramientas a un área de trabajo: Al actualizar la versión, todos los miembros deben tener la versión seleccionada de SharePoint para ver el contenido de las nuevas herramientas. Los pasos son los siguientes: En la barra de Inicio, haga clic con el botón secundario en el área de trabajo y luego haga clic en Propiedades. En la pestaña General, seleccione la versión que desee en el menú despegable en Agregar herramientas, usar las incluidas con la versión.

Cómo pedir a otro miembro del área de trabajo las herramientas de versiones anteriores de Groove:

Si desea agregar una versión anterior de una herramienta y evitar actualizar el área de trabajo, puede pedir a un miembro del área de trabajo que no haya realizado una actualización a la versión actual de SharePoint.

Para realizar este procedimiento: Seleccione a un integrante del área de trabajo que este ejecutando Groove 2007 actualmente, puede ver qué versión de Groove está ejecutando un miembro actualmente al abrir las propiedades del contacto: haga clic con el botón secundario del mouse en el miembro seleccionado y, a continuación, haga clic en Propiedades. Busque la versión actual del miembro en la pestaña General del cuadro de dialogo Contacto.

Herramientas estándares:

1. Documentos: En esta carpeta están los archivos que se comparten con el resto de los integrantes del área de trabajo. Aquí puede agregar imágenes, documentos de Word, de Excel y otros tipos de archivo que desee compartir con los demás usuarios.
2. Discusión: En esta herramienta de trabajo se pueden armar varios temas de discusión con el fin de que todos los integrantes del área de trabajo puedan expresar opiniones, consultas, respuestas y acotaciones.
3. Calendario: Esta herramienta puede funcionar como una agenda de actividades y citas. Se pueden cargar actividades, notas, citas y cualquier otra información que necesita recordar una fecha especifica.

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CONSIGNA: 

Responder con sus propias palabras y según lo aprendido en clase, en esta entrada con un comentario (Al final del comentario poner su nombre y apellido):

1. Definan con sus propias palabras Microsoft SharePoint Workspace.
2. Con que tipos de áreas de trabajo implementa SharePoint Workspace.
3. ¿En que ámbito lo implementarían y para que lo utilizarían?

¡Nos leemos en clases!

¡No se olviden de consultar, preguntar y sacar sus dudas por aquí o en clases! ¡Nos quedan pocos días de clases para darle el fin a estos encuentros!

Prof. Carlos Martínez.